مدیریت برنامه با محدود کردن زمان - مجله سی نوا

به گزارش خبرنگاران، به گفته افرادی مانند ایلان ماسک و بیل گیتس همه این ها به کنترل زمان و برنامه شما بستگی دارد. آن ها از برنامه ریزی کار های کوچک استفاده می نمایند که شامل برنامه ریزی روزانه به صورت 5 دقیقه ای است. اگرچه این نوع جزئیات ممکن است برای یک فرد معمولی مورد احتیاج نباشد، برای همه ما هنوز به منزله یک درس آموزنده است. کنترل زمان با برنامه ریزی یا تقسیم آن به چند بخش کوچک تر بهره وری را بیش تر خواهد نمود و ساده ترین و موثرترین روش برای انجام این کار محدود کردن زمان است.

چرا محدود کردن زمان مفید است؟

محدود کردن زمان گاه با نام خود محوری یا تقسیم زمان شناخته می گردد. محدود کردن زمان یک تکنیک مدیریت زمان است که در آن شما یک دوره زمانی را برای انجام یک کار خاص محدود می کنید. برای مثال به جای اینکه تلفن خود را با هر بار دریافت ایمیل یا اعلان رسانه اجتماعی چک کنید، ساعت های معینی را در طول روز محدود می کنید تا تماس های تلفنی را برقرار کنید، به ایمیل ها پاسخ بدهید و حساب های رسانه های اجتماعی را آنالیز کنید.

شما قطعاً زمان معینی را برای انجام کار های مهم یا پروژه ها کنار می گذارید. در انتها برنامه شما به چند قسمت تقسیم می گردد که در لحظه روی یک کار یا پروژه متمرکز هستید. این نوع مدیریت زمان نه تنها باعث کنترل فهرست کار های روزانه می گردد، به شما امکان کنترل بیش تری را برای برنامه ریزی روزانه می دهد و در اولویت بندی وظایف یاری می نماید. محدود کردن زمان بعلاوه باعث بهبود تمرکز و جلوگیری از اهمال کاری می گردد و در انتها روز احساس خواهید کرد که در واقع کاری مفید انجام داده اید.

وظایف چند گانه

بسیاری از مردم معتقدند که می توانند چندین کار را همزمان انجام بدهند و همه آن ها را به خوبی به پایان برسانند. اما تحقیقات نشان می دهد که تنها حدود 2.5 ٪ از افراد قادر به انجام چند وظیفه به شکل موثر هستند. بقیه افراد فقط معتقدند که به طور موثر چند وظیفه را انجام می دهند. در حقیقت کوشش برای انجام همزمان بیش از یک کار - مانند ارسال پیغام کوتاه و رانندگی یا نوشتن یک ایمیل مهم هنگام پاسخ گویی به یک تماس تلفنی - توانایی شما را در انجام هر دو کار کاملا به خطر می اندازد.

در همین حال یک مطالعه در سال 2013 در دانشگاه یوتا نشان داد افرادی که سعی می نمایند چندین کار را همزمان انجام بدهند، حواس شان بیشتر پرت می گردد و درنتیجه بهره وری کم تری دارند. آنها خطا های بیش تری مرتکب می شوند و در آزمون های پیش رو نمره کم تری دریافت می نمایند.

به همین ترتیب از این شاخه به شاخه دیگر پریدن نیز می تواند نتایج را تحت تأثیر قرار بدهد. باید وظایفمان را وقتی که به آن ها کامل توجه می کنیم، بسیار کارآمدتر انجام بدهیم. بعلاوه دانشمندان علوم مغز و اعصاب هشدار می دهند که کوشش برای انجام چندین کار در یک زمان یا تقسیم توجه بر توانایی برای انجام حتی کار های ساده نیز تأثیر می گذارد.

این بدان معناست که هرچه بیش تر چند وظیفه ای باشیم، توانایی انجام کار کم تری خواهیم داشت. علت آن ساده است. ما توانایی تمرکز خود را از دست می دهیم، به این معنا که پروژه ها بیش از آن چه باید طول می کشند.

افزایش بهره وری با محدود کردن زمان

محدود کردن زمان یا انجام یک وظیفه معین این امکان را فراهم می آورد که روی یک پروژه معین تمرکز کنید. این روش نه تنها باعث کاهش خطا های ذهنی می گردد، یاری می نماید تا خلاقیتتان بالا برود، به ویژه زمانی که در بازه زمانی معین تمام انرژی و توجه خود را به یک کار راهنمایی خواهید کرد. در اینجا یک آنالیز کلی از چگونگی محدود کردن زمان را در زندگی خود بگنجانید.

برنامه فهرست خود را توسعه دهید

با تهیه فهرستی از تمام کار هایی که باید در هفته انجام گردد، شروع کنید. تمام پروژه های کاری، تعهدات خانوادگی، حتی اهداف ورزشی خود را ذکر کنید. هدف شامل همه موارد از تماس های تلفنی که باید برقرار کنید تا مواد خوراکی مورد احتیاج برای تهیه وعده های غذایی روزانه می گردد. بهتر است کنار مسائلی که از اهمیت بالایی برخوردارند، ستاره قرار بدهید، مانند پروژه هایی برای کار، جلسات با مشتری و قرار ملاقات با پزشکان. بهتر است این کار را آدینه بعد از کار یا قبل از شروع هفته کاری انجام می گردد.

اولویت های خود را مشخص کنید

هنگامی که فهرست خود را تهیه کردید، آن را مرور کنید و کنار پروژه هایی را که از اولویت بیش تری در طول هفته برخوردارند، ستاره بگذارید. سعی کنید آن را به حدود دو تا سه مورد در روز محدود کنید. هدف این است که شما به مهم ترین وظایف و فرصت های اصلی خود در برنامه زمان بندی برسید. بعلاوه باید برنامه ریزی کنید که هر روز برای پاسخ دادن به ایمیل ها، برقراری تماس های تلفنی از دست رفته و آنالیز رسانه های اجتماعی وقت بگذارید.

یک طرح روزانه ایجاد کنید

قدم بعدی این است که فکر کنید در هر روز چه اندازه وقت دارید و می خواهید برای هر کار در فهرست خود چقدر زمان بگذارید. با ایجاد محدودیت زمانی برای کار هایی که هر روز انجام می دهید، مانند برنامه های صبحگاهی و عصرانه، ورزش، رفت و آمد به خانه و محل کار، وعده های غذایی و آماده سازی وعده های غذایی، انجام کار ها و ... برنامه ریزی را شروع کنید.

یک نمونه طرح اولیه برای شخصی که از راه دور کار می نماید، ممکن است به این شکل باشد:

6:00 صبح تا 7:30 صبح / ورزش

7:30 صبح تا 8:00 صبح بچه ها را به مدرسه ببرید

8:00 صبح تا 8:30 صبح پاسخ به ایمیل ها / شبکه های اجتماعی را آنالیز کنید

8:30 صبح تا 10:30 صبح اولویت پروژه (یکی از اولویت های خود را معین کنید)

10:30 صبح تا 11 صبح استراحت / برقراری تماس های تلفنی

11 صبح تا 12:30 ظهر اولویت انجام پروژه (یکی از اولویت های خود را معین کنید)

ساعت 12:30 ظهر تا 1:00 بعد از ظهر وقت ناهار

13:00. تا ساعت 13:30 به ایمیل ها پاسخ بدهید / شبکه های اجتماعی را آنالیز کنید

ساعت 1:30 بعد از ظهر تا ساعت 3:30 بعد از ظهر اولویت انجام پروژه (یکی از اولویت های خود را معین کنید)

03:30 تا 4:30 بعد از ظهر بچه ها از مدرسه بر می گردند / درباره روز صحبت می نمایند

4:30 بعد از ظهر تا 6:00 عصر شام بخورید / تمیز کنید

6:00 عصر تا 7:00 عصراولویت انجام پروژه (یکی از اولویت های خود را معین کنید)

7:00 بعد از ظهر تا ساعت 9:00 شب وقت آزاد / آنالیز تکالیف بچه ها

21:00 تا 21:30. به ایمیل ها پاسخ بدهید / شبکه های اجتماعی را آنالیز کنید

21:30. تا 10 شب آماده شدن برای خواب

البته این یک طرح اولیه بسیار ساده است و برای همه مناسب نیست. نکته اصلی این است که شما بتوانید برای خود یک طرح کلی برای روز معمولی را با انجام تعدادی از کار ها در زمان محدود ایجاد کنید تا بتوانید روی کار های مهم یا پروژه های خود تمرکز کنید.

اگر در شرکتی کار می کنید که دارای جلسات تیمی، آموزش های منظم یا تماس های هفتگی کنفرانسی است، باید پاسخ گوی این افراد نیز باشید و اگر جلسه یا قرار ملاقات هایی دارید که باید در طول هفته در آن ها شرکت کنید، اختصاص دادن زمان برای این کار ها را نباید فراموش کنید. بعلاوه ممکن است لازم باشد برای آخر هفته برنامه دیگری تهیه کنید.

بعضی از افراد هر هفته احتیاج به تهیه برنامه های نو دارند. افراد دیگر دارای محیط کار بسیار ساختارمندی هستند و می توانند همان طرح اولیه را هفته به هفته استفاده نمایند. در این شرایط کنترل برنامه خود را در دست دارید و می توانید آن را متناسب با احتیاج ها و اولویت های خود تغییر بدهید.

کل روز خود را محدود کنید

در حالت ایده آل هنگامی که برنامه کامل شد، می توانید هر روز از هفته را زمان بندی کنید. با اولویت های اصلی خود شروع کنید و از آنجا کار را شروع کنید. برای مثال اگر اولویت اصلی در هفته نوشتن گزارش فعالیت هفتگی تا روز آدینه است، به این فکر کنید که چه مدت طول می کشد تا آن را جمع کنید.

در نتیجه اگر فکر می کنید که تکمیل گزارش چهار ساعت طول می کشد، می توانید دو ساعت در روز دوشنبه و دو ساعت در روز سه شنبه را برای خود برنامه ریزی کنید تا روی گزارش کار کنید. سپس در روز چهارشنبه ساعت دیگری را برای ایجاد تغییرات و نهایی کردن آن برنامه ریزی کنید. با برنامه ریزی محدودیت های زمانی در اوایل هفته برای تکمیل گزارش نه تنها از به تعویق انداختن امور پیشگیری می کنید، زمان لازم برای تمرکز روی تهیه گزارش را نیز در نظر می گیرید.

از وقت خود درست بهره ببرید

پس از اتمام برنامه از زمان خود به برترین شکل ممکن محافظت کنید.حتما موارد غیر منتظره پیش خواهد آمد و شما باید انعطاف پذیر باشید. ممکن است در زمان اولویت انجام پروژه خود مسئله ای غیر قابل انتظار پیش بیاید و باید در آن موقع اولویت خود را تغییر بدهید.

با همکاران و اعضای خانواده ارتباط داشته باشید. در زمان ملاقات آشنایان به گونه ای رفتار کنید که گویی با یک فرد بسیار مهم ملاقات می کنید. به همین ترتیب هدف این است که از زمان خود بهره ببرید و اولویت انجام پروژه خود را نباید فراموش کنید.

کلام آخر

استفاده درست از زمان با محدود کردن آن می تواند به شما یاری کند تا برنامه روزانه خود را موثرتر کنترل کنید. توجه خود را به موارد معین معطوف کنید و از تعلل در انجام کار خودداری کنید. در ابتدا ممکن است ایجاد یک طرح آزمایشی و خطایی برای شما مناسب باشد، اما با کمی تمرین، صبوری و شکیبایی در کم ترین زمان به یک فرد حرفه ای تبدیل خواهید شد.

منبع: verywellmind